Конспект первой части книги.
Вторая часть более практическая (и более длинная). Разбил ее описание на две части. Многое описано на Википедии, но ценность этих знаний в применении. В этой части описаны методы и приемы сбора информации, как именно их нужно производить и маленькие хитрости. Новизна и сложность применения новых знаний повышается от начала главы к ее концу.
Начало: выделите время, место и инструменты
Необходимо собрать все входящие. Для этого нужно:
- Выделить время (Аллен пишет что обычно два дня достаточно чтобы собрать все задачи).
- Определиться с физическим (или виртуальным) местом сбора. Важно чтобы дома и в офисе были одинаковые системы. Организация места важна потому что важно чтобы инструменты были под рукой и их поиск не отвлекал от основных дел.
Важное уточнение — система предполагает что в нее помещаются абсолютно все дела, даже такие как ведение бюджета или разбор бумажной почты.
Аллен описывает много артефактов из доцифровой эпохи, это немного забавно но позволяет вспомнить о таких материалах как простая бумага и карандаш. Инструменты описаны подробно, возможно даже с излишней щепетильностью. Все они имеют метафоры в цифровом мире — метафора лотка «входящие» — инбокс в таск-менеджере, устройство для наклеивания ярлыков — теги.
Алфавитная система — материалы в систем хранения упорядочииваются по алфавиту (простой подход).
Довольно интересный момент — у цифровых систем хранения нет состояния переполнения. То есть советы Аллена типа
Старайтесь, чтобы ваши ящики были заполнены не больше чем на три четверти. Если ящики и шкафы переполнены, у вас возникнет подсознательное нежелание пользоваться этой системой для хранения информации, и нужные вам справочные материалы, скорее всего, будут просто лежать по всему кабинету.
достаточно абстрактны.
Еще один важный совет: очищать системы хранения. Попросту удалять все, что не представляет ценности.
Сбор
Смысл сбора — собрать действительно все дела в корзину входящих для того чтобы можно было с ними работать, понимая что ничего не забыл и ничего не отвлекает. Немного странно когда это касается реальных вещей (например сломанного принтера) но метод действенен. К тому же предмет можно заменить описанием предмета и поместить в инбокс лист бумаги. Аллен рекомендует ставить дату — датировка напоминаний может послужить хорошо в будущем, когда будет необходима.
Избавляться от мусора. Все ненужное — в корзину. Если есть сомнения — во «Входящие».
В главе описаны методы сбора буквально всего что есть из разных мест: стола, его ящиков, с полок шкафов, стен и полок. Причем учитываются и желания по изменению чего-нибудь, например желание сменить лампу завершается помещением во входящие листка бумаги с описанным желанием.
Методы сбора:
- Физический сбор или сбор вещей. То есть предметы и материальные вещи, которые окружают, в том числе записки или книги.
- Сбор мыслей. Записать на отдельных листах мысль, идею, проект или задачу которые до этого помещались в голове. Лучше писать отдельными листами потому что впоследствии придется работать с ними по отдельности. Аллен приводит «Список напоминаний о незавершенных делах» — большой список различных тем, которые побуждают вспомнить о своих задачах.
Обработка: освобождаем корзину «Входящие»
Теперь, когда все дела и задачи сложены в одном месте можно начать работать с ними. Каждое напоминание, лежащее во «Входящих» необходимо пропустить через пошаговый алгоритм и решить что делать. «Входящие» не должны оставаться во «Входящих». Инбокс — просто трансфер из бессистемного мира в поставленную задачу. Он существует для того чтобы его разбирать.
Вот правила, помогающие разобрать корзину входящих:
- Всегда начинать с того, что лежит первым;
- Браться за раз только за один вопрос;
- Никогда не возвращать ничего во входящие.
Главный вопрос при разборе входящих — «какое следующее действие?». Вариантов несколько. Если действий не требуется. В этом случае вопрос попадает в одну из следующих категорий:
- выбросить
- обдумать (перенести в список «когда-нибудь/может быть» или сделать напоминание в календаре)
- сохранить для справки
Если действие требуется, то какое? Следующий шаг должен быть конкретным физическим действием. «Организовать встречу» — не действие а проект. После принятия решения о действии есть три пути:
- Сделать (если это займет менее двух минут). Правило двух минут
- Делегировать
- Отложить (поместить в систему планирования, чтобы вернуться к этому вопросу позже)
Организация: создание правильных мест хранения
Важно использовать правильную систему хранения. Для этого используются семь базовых категорий:
- Список проектов;
- Вспомогательные материалы по проекту (то есть все иное, что относиться к проекту — мусор).;
- Мероприятия и информация;
- Список следующих действий;
- Лист ожидания;
- Справочные материалы;
- Список «Когда-нибудь / может быть»
Важно чтобы категории имели четкие границы в сознании, иначе польза от системы сойдет на нет (а задачи будут перемешаны между собой).
Действия делятся на два типа: те что имеют привязку к дате и те что необходимо выполнить когда повится возможность. Первым место в календаре, вторым — в списке действий.
Списки следующих действий тоже можно (и нужно) бить на категории. Аллен предлагает организацию по контексту выполнения: «за компьютером», «поездки», «телефонные звонки», «в офисе», «дома», «повестки дня», «почитать/посмотреть». Сначала я совсем не понял о чем идет речь — какие-то списки помимо тех что уже обозначены — но потом до меня дошло. При большом количестве дел в общем списке приходится вычленять приоритеты, а с категоризацией это сделать проще. Это вспомогательная категоризация.
Вспомогательный хак: где искать проекты, пока не попавшие в зону вашего внимания:
- Текущая деятельность;
- Обязательства с более далеким горизонтом планирования;
- Текущие проблемы, задачи и возможности.
Часто список проектов полезно разделить на категории:
- Персональные / профессиональные
- Делегированные проекты
- Отдельные типы проектов
Разнообразие справочных систем:
- Хранение общей справочной информации (бумажная система, электропочта, цифорвые системы хранения);
- Хранение большого объема информации;
- Управление контактами;
- Библиотеки и архивы.
А вот что может попадать в категорию «Когда-нибудь / может быть»:
- Вещи, которые нужно купить или сделать для дома;
- Хобби;
- Новые навыки;
- Творческое самовыражение;
- Одежда и аксессуары;
- Игрушки и технологии;
- Путешествия;
- Вещи, которые нужно увидеть или сделать.
43 папки: 31 для каждого дня месяца, 12 для каждого месяца. Представляют собой «вечный календарь дел», но эффективны только при постоянном мониторинге.
Контрольные списки: содержательные напоминания. Здесь речь о чеклистах на разные темы:
- график тренировок;
- контрольный список для путешествий;
- элементы программного обеспечания;
- социальные связи (люди, с которыми вы должны поддерживать социальные отношения).
